업무일지 쓰는 법: 끝나자마자 한 줄로

업무일지는 일을 하나 끝낼 때마다 그 자리에서 한두 줄로 씁니다. 한 줄에는 무엇을 했고 결과가 어땠는지를 적고, 이어서 할 일이나 막힌 점이 있으면 덧붙입니다. 회의록이나 설계 메모처럼 긴 글은 따로 문서로 쓰고 일지에는 한 줄만 남기면, 퇴근 전에 하루를 몰아 쓰다 지쳐서 그만두는 일이 줄어듭니다.

업무일지는 어디에 쓰나요?

업무일지는 나중에 꺼내 보려고 씁니다. 쓰임은 크게 세 가지입니다. 보고와 회고, 인수인계, 그리고 내가 내린 판단의 근거입니다.

금요일 오후에 주간보고를 쓰려고 월요일에 한 일을 떠올려 보면 생각보다 잘 안 떠오릅니다. 반기 평가 때 자기 기술서를 쓰는 날은 더합니다. 몇 달 전 일을 기억만으로 채워야 하기 때문입니다. 일지가 있으면 이 일이 기억해 내는 일에서 읽어 보는 일로 바뀝니다.

일을 넘길 때도 씁니다. 결제팀 다은 님이 휴가를 가면서 환불 API 작업을 지혜 님에게 넘긴다고 해 봅시다. 어디까지 했고 무엇을 정했고 무엇이 남았는지가 날짜별로 적혀 있으면, 지혜 님은 긴 통화 없이 그 일지에서 바로 이어 갈 수 있습니다.

세 번째 쓰임은 잘 드러나지 않습니다. 두 달 뒤 누군가 캐시 만료 시간을 왜 10분으로 정했는지 물으면, 그날 적어 둔 한 줄이 답이 됩니다. 흐려진 기억 대신 그때 알던 사실로 설명할 수 있습니다.

한 항목에는 무엇을 적나요?

한 일과 결과를 적고, 다음 행동과 막힌 점은 있을 때만 붙입니다. 네 가지를 풀어 보면 이렇습니다.

• 한 일은 동사로 끝나게 짧게 씁니다. 정산 리포트 컬럼 순서 수정, 이 정도면 됩니다.
• 결과는 그래서 무엇이 달라졌는지입니다. 무엇이 정해졌는지, 누가 확인했는지, 숫자가 어떻게 바뀌었는지를 씁니다. 가장 자주 빠지는 칸이고, 나중에 가장 아쉬운 칸입니다.
• 다음 행동은 일이 아직 안 끝났을 때 이어서 할 일을 한 줄로 적습니다.
• 막힌 점은 누구의 회신을 기다리는지, 무엇이 없어서 멈췄는지를 적습니다.

매번 네 칸을 다 채울 필요는 없습니다. 대부분의 항목은 한 일과 결과 두 가지로 끝납니다.

언제 써야 하나요?

일을 끝낸 직후에 씁니다. 결과가 아직 눈앞에 있을 때 쓰면 한 줄에 몇십 초면 됩니다.

오후 여섯 시에 하루를 되짚으면 오전 일은 이미 흐릿합니다. 메신저와 메일을 뒤지며 무엇을 했는지 복원하다 보면 쓰는 시간보다 찾는 시간이 더 걸립니다. 업무일지를 며칠 쓰다 그만두는 사람은 대개 이 시간이 싫어서 그만둡니다.

습관으로 굳히려면 이미 하는 동작 바로 뒤에 붙이는 방법이 가장 쉽습니다. 이슈를 닫을 때, PR을 머지할 때, 회의실을 나올 때 한 줄을 씁니다. 따로 시간을 낼 필요가 없어집니다.

한 항목은 얼마나 길어야 하나요?

한두 줄이면 충분합니다. 오늘은 제대로 써 보겠다고 마음먹은 날이 오히려 위험합니다. 길게 쓰면 시간이 걸리고, 그게 부담으로 남아 다음 날 건너뛰게 됩니다. 두 줄에 안 들어가는 내용이라면 대개 다른 문서로 옮겨야 할 내용입니다.

회의록이나 설계 메모는 어디에 두나요?

긴 글은 따로 문서로 쓰고, 일지에는 그 일을 했다는 한 줄과 결론만 남깁니다. 일지는 훑어보려고 쓰는 기록입니다. 한 항목이 화면 한 쪽을 차지하면 한 주를 훑어볼 수가 없습니다. 반대로 회의 내용을 며칠 치 일지에 나눠 적으면, 나중에 그 회의를 찾을 때 여러 날을 뒤져야 합니다.

그래서 일지에는 온보딩 결제 단계 회의를 했고 무엇으로 정했는지만 쓰고, 누가 어떤 의견을 냈고 어떤 안을 버렸는지는 회의록에 둡니다. 설계 메모와 조사 결과도 같은 식으로 나눕니다.

하루치 업무일지는 어떻게 생겼나요?

아래는 결제팀 민수 님의 어느 월요일 일지입니다.

9월 22일 월요일

- 환불 API 타임아웃 원인 확인. PG 응답이 5초를 넘는 건이 원인, 재시도 로직은 이미 있음
  다음: 타임아웃을 8초로 늘리는 안, 다은 님과 상의
- 정산 리포트 CSV 컬럼 순서 수정. 재무팀 지혜 님 확인 완료
- 온보딩 결제 단계 회의. 3단계를 2단계로 줄이기로 결정, 회의록은 따로 작성
- 영수증 메일 번역 검수. 영어판 오타 2곳 수정
  막힘: 일본어판은 번역 담당자 회신 대기
- 다은 님과 타임아웃 논의. 8초로 합의, 내일 배포

여섯 항목 모두 한두 줄입니다. 첫 마침표 앞은 한 일이고, 뒤는 결과입니다. 다음 행동과 막힌 점은 해당하는 항목에만 붙었습니다. 회의는 결론 한 줄만 남기고 나머지는 회의록으로 넘겼습니다. 금요일에 이 일지를 훑으면 주간보고에 옮길 줄이 거의 그대로 나옵니다.

업무일지를 포기하게 만드는 실수는 무엇인가요?

대부분 쓰는 부담을 키우는 실수입니다. 자주 보이는 것은 네 가지입니다.

일기처럼 길게 쓰기

그날 있었던 경위와 기분까지 길게 적으면 쓸 때는 뿌듯하지만, 나중에 필요한 사실 하나를 찾으려면 문단을 통째로 읽어야 합니다. 그 문단을 읽는 사람은 대개 석 달 뒤의 나입니다.

한 일만 쓰고 결과를 안 쓰기

API 수정, 회의 참석, 문서 검토. 이렇게만 적으면 체크 표시를 한 할 일 목록과 다르지 않습니다. 무엇이 달라졌고 무엇이 정해졌는지가 없으면 보고서를 쓰는 날 다시 기억을 뒤지게 됩니다.

매일 양식 채우기에 매달리기

오전 업무, 오후 업무, 특이사항, 내일 계획 같은 칸을 매일 채우는 양식을 쓰면, 한가한 날에도 칸을 채우려고 문장을 지어내게 됩니다. 빈칸이 신경 쓰이기 시작하면 일지를 여는 일 자체가 숙제가 됩니다. 칸은 한 일과 결과, 두 개면 됩니다.

몰아 쓰기

하루나 일주일 치를 한 번에 쓰면 큰일만 남고 작은 일은 빠집니다. 결과도 흐려져서 다 잘 끝났다는 말로 뭉개집니다. 한번 밀리기 시작하면 밀린 분량이 부담이 되어, 결국 그게 그만두는 이유가 됩니다.

띠롱에서는

띠롱은 할 일 관리, 일정, 업무일지, 주간보고를 한곳에서 하는 한국어 웹 서비스입니다. 할 일을 완료로 체크하면 결과 메모 창이 떠서, 무엇이 어떻게 됐는지 그 자리에서 한두 줄 남길 수 있습니다. 건너뛰어도 됩니다. 기록을 나중에 몰아 쓰지 않게 하려고 이렇게 만들었습니다.

회의록이나 설계처럼 한 줄에 담기지 않는 내용은 문서로 따로 씁니다. 완료한 기록은 주간보고용과 고과용 두 형식의 텍스트로 복사할 수 있는데, 복사본에는 할 일 제목, 워크스페이스, 완료일, 요청자가 들어가고 결과 메모 본문은 들어가지 않습니다. 기록 기능은 무료입니다. 자세한 내용은 띠롱 첫 화면에서 볼 수 있습니다.