인수인계서 쓰는 법: 양식과 작성 예시

인수인계서는 후임이 나에게 묻지 않고도 첫 주를 보낼 수 있게 쓰는 문서입니다. 맡은 일, 진행 중인 일, 반복 업무와 일정, 사람과 권한, 주의할 점 다섯 칸으로 나눠 적습니다. 무엇을 해 왔는지보다 지금 어떤 상태이고 다음에 무엇을 해야 하는지가 중심입니다.

인수인계서는 누구를 위해 쓰나요?

후임을 위해 씁니다. 후임은 이 일을 처음 보는 사람이라 내가 당연하게 여기는 것부터 모릅니다. 요청이 어느 채널로 들어오는지, 누구 승인을 받아야 하는지, 월말에 무엇이 몰리는지 같은 것들입니다. 넘기고 나면 나는 다른 일을 하고 있거나 회사를 떠난 뒤라, 후임이 물어볼 기회도 많지 않습니다.

팀장도 읽습니다. 빠진 일이 없는지, 후임 혼자 맡기 어려운 일이 있는지를 이 문서로 확인합니다. 팀장이 모르고 있던 일이 여기서 처음 드러나는 경우도 많습니다.

인수인계서에는 무엇을 넣어야 하나요?

다섯 칸이면 대부분의 업무를 넘길 수 있습니다.

• 맡은 일에는 내가 책임지던 영역을 적습니다. 업무 이름만 쓰지 말고, 그 자리에서 무엇을 판단하고 결정해 왔는지를 붙입니다.
• 진행 중인 일에는 일마다 지금 상태, 다음 단계, 기한, 자료 위치를 적습니다.
• 반복 업무와 일정에는 매일, 매주, 매달, 분기마다 돌아오는 일과 다음 날짜를 적습니다.
• 사람과 권한에는 자주 연락하는 사람과 그 사람에게 무엇을 물으면 되는지, 후임에게 옮겨야 할 계정과 권한을 적습니다.
• 주의할 점에는 문서에는 없지만 겪어서 알게 된 것을 적습니다. 자주 나는 장애, 예외 처리, 다른 팀과 말로 약속해 둔 것 같은 것들입니다.

후임에게 가장 쓸모 있는 칸은 주의할 점입니다. 나머지는 시간이 지나면 후임이 스스로 알아내지만, 이 칸의 내용은 대개 사고가 나고 나서야 알게 됩니다.

진행 중인 일은 어떻게 넘기나요?

일마다 지금 상태, 다음에 할 일, 기한, 자료 위치를 한 묶음으로 적습니다. 진행 중이라고만 쓰면 후임은 어디서부터 이어야 할지 몰라 결국 나에게 다시 묻습니다. 같은 일을 고쳐 쓰면 이렇게 됩니다.

진행 중인 일이 많다면 떠나기 전에 내가 끝낼 일과 넘길 일을 먼저 나눕니다. 마지막 주에 끝낼 수 있는 일은 끝내고 가는 편이 넘기는 데 드는 설명보다 쌉니다.

인수인계서 양식과 작성 예시

아래는 결제팀 개발자 민수가 정산팀으로 옮기면서 후임 도윤에게 넘긴다고 가정하고 쓴 인수인계서입니다. 칸 이름과 순서는 그대로 가져다 쓰고 내용만 바꾸면 됩니다.

진행 중인 일마다 다음 단계가 붙어 있고, 반복 업무에는 다음 날짜가 있습니다. 주의할 점 세 줄은 어느 문서에도 없던 내용이라 이 인수인계서가 없으면 도윤이 직접 겪어야 알게 됩니다.

인수인계서에서 자주 하는 실수는 무엇인가요?

업무 이름만 나열하는 것, 이미 있는 문서를 통째로 옮겨 적는 것, 마지막 날 몰아서 쓰는 것, 문서만 건네고 끝내는 것이 가장 흔합니다.

업무 이름만 나열한다

결제 운영, 환불, 카드사 대응 세 줄은 후임에게 거의 아무것도 알려 주지 않습니다. 일마다 요청이 어디서 오고, 무엇을 판단해야 하고, 누구에게 물으면 되는지를 붙여야 넘길 수 있는 문서가 됩니다.

있는 문서를 통째로 옮긴다

설계 문서와 운영 매뉴얼을 인수인계서에 다시 옮겨 적으면 문서가 길어져 끝까지 읽히지 않습니다. 이미 있는 문서는 위치만 적고, 어디에도 적혀 있지 않은 것만 씁니다.

마지막 날 몰아서 쓴다

떠나기 직전에 기억으로 쓰면 한 달이나 분기에 한 번 돌아오는 일이 빠집니다. 후임은 그 일이 돌아온 날, 누군가 왜 안 됐냐고 물을 때 처음 알게 됩니다.

문서만 건네고 끝낸다

문서를 보내는 것으로 끝내지 말고 후임과 같이 읽는 시간을 30분이라도 잡습니다. 후임이 질문하는 자리에서 빠진 칸이 드러나고, 그 자리에서 바로 채울 수 있습니다.

인수인계서를 빨리 쓰려면 평소에 무엇을 남겨야 하나요?

떠올리기 가장 어려운 칸은 반복 업무와 주의할 점입니다. 반복 업무는 일정이나 할 일 앱에 반복으로 걸어 두었다면 그 목록이 그대로 칸이 됩니다. 주의할 점은 일을 끝낸 날 남긴 메모에 들어 있습니다. 무엇 때문에 늦어졌는지, 다음에는 무엇을 먼저 확인해야 하는지 같은 것들입니다.

완료한 일을 날짜, 요청자와 함께 적어 두었다면 맡은 일 칸도 거기서 나옵니다. 여러 사람이 부탁한 일, 달마다 반복한 일이 목록에서 보입니다. 기록하는 요령은 업무일지 쓰는 법에 따로 정리했습니다.

띠롱에서는

띠롱은 할 일, 일정, 업무 일지, 주간보고를 한곳에서 다루는 웹 서비스이고, 기록 기능은 무료입니다. 할 일을 한 줄로 적을 때 앞에 #을 붙이면 워크스페이스, @를 붙이면 요청자로 나뉩니다. 완료로 체크하면 결과 메모 창이 떠서 그 자리에서 한두 줄 남길 수 있습니다.

인수인계서를 쓸 때는 기간을 전체로 두고 완료한 기록을 고과용 텍스트로 복사합니다. 워크스페이스별로 묶인 완료 목록이 날짜, 요청자와 함께 나오니 맡은 일과 반복해 온 일을 여기서 추립니다. 결과 메모 본문은 복사되지 않으니 주의할 점은 앱 화면에서 메모를 읽으며 직접 씁니다.

팀과 공유 워크스페이스를 쓰고 있었다면 남은 할 일의 담당자를 후임으로 바꿔 두면 됩니다. 완료한 항목은 결과 메모와 함께 기록 화면에 남아 있어 후임도 지난 일을 찾아볼 수 있습니다.